ITS isimli uluslararası eğitim kurumunun resmi web sitesinde yayınladığı birkaç makaleyi, Nuran Özcanlı’nın çevirisiyle Beyaz Nokta® dostlarıyla paylaşıyoruz.

Kaynak: http://www.tuition.com.hk/problem-solving.htm

Sorun nedir?

Sorun sözcüğünü, araba aküsünün bittiğini anlayınca duyulan öfkeden, havada bir uçak motoru arızasının verdiği korkuya kadar değişik önem derecesinde durumlarının geniş bir yelpazesini tanımlamak için kullanırız.

Sorunlar,  örneğin elde etmek istediğimize ulaşmada yaşanan güçlük veya belirsizlik durumları olarak tanımlanabilir.

• Sigara bırakma, bırakmaya karar verip bırakamadığınız zaman bir sorundur.
• Eğer işlerinizi zamanında bitirmenize engel oluyorsa, bir bilgisayarın kusurlu çalışması bir problemdir.
• Verimli bir şekilde çalışma yeteneğinizi engelleyince aşırı iş yükü bir problemdir.
• Bir örgütün verimini düşürüyorsa zayıf iletişim bir problemdir.

Bir engel, bir hedefe erişmemizi önleyince sorunlar ortaya çıkar, örneğin bir firmanın üretim fabrikasındaki bir arıza siparişlerin karşılanmasını  (bir hedef) engeller.

Hedef = elde etmek gerektiğine karar verdiğimiz herhangi bir şey.

Engel = bir hedefe ulaşmamızı önleyen herhangi bir şey.

Hedef + Engel = SORUN

İşimizin gidişatı sırasında, hedefler ve çeşitli tip ve önemde engeller ile sorunların genişçe bir çeşidi ile karşılaşırız. Bunları tanımlama tam olarak, etkin çözümü bulmak için önemlidir.

Sorunlar kabaca iki gruba ayrılabilir:

Beklenenden farklı mevcut durumlardır (kapalı-uçlu veya onarım/sürdürme sorunları olarak bilinir) .

Bir şekilde mevcut durumumuzu değiştirmek istediğimiz zaman bunu yapmamızı önleyen bir engel varsa olan sorunlardır (açık-uçlu veya başarı/edinim sorunları olarak bilinir) .

Kapalı-uçlu sorunlar olmasını beklediğimiz şey olmadığı zaman veya olmaması gereken şey olduğu zaman meydana gelir, örneğin olaylarda normalden veya beklenen durumdan sapma vardır. Örneğin, personelden önemli birinin beklenmedik istifası olabilir veya önemli bir konuşmacının bir konferansa yetişememesi olabilir. Sebep (veya engel) bilinir ya da bilinmez ancak bu konuda bir şeyler yapmak gereklidir.

Açık-uçlu sorunlar, belirli bir hedefi yakalamak istediğimizde, ancak ilerlememizi durduran bazı engeller olduğu zaman ortaya çıkar. Bunlar üç alt gruba bölünebilir.

• Mevcut hedefimize erişemediğimiz, örneğin satış hedefini tutturamamak
• Mevcut hedef aşılmış olabilir, örneğin gelişmiş verimlilik
• Yeni hedefe sorun çözme yoluyla ulaşılmış olabilir, örneğin yeni bir ürün veya hizmet yaratma.

Bir sorunu çözme herhangi bir engelin üstesinden gelmek ve hedefimize ulaşmak için yollar bulmayı gerektirir. 

Her sorun benzersizdir ve düşünce süreçlerinin benzersiz bir karışımını gerektirir, bütün başarılı sorun çözme bir temel kalıbı izler.

Alıntı: http://www.tuition.com.hk/What-are-problems.htm

Sorun çözme evreleri  

Başarılı bir sorun çözücü olmak için bu üç aşamadan geçmelisiniz:

• Sorunu tanıma ve tanımlama
• Olası çözümler bulma
• En iyi çözümü seçme
• Çözümü uygulamaya koyma.

Bu aşamalar daha sonraki makalelerde detaylı olarak inceleniyor, fakat burada her bir aşamanın neler içerdiğinin bir özeti veriliyor.

1. Sorunu tanımak ve tanımlamak

Açıkçası bir sorunu çözmek için herhangi bir eylemde bulunmadan önce mevcut sorunu tanımanız gerekir.   Şaşırtıcı sayıda sorun gözden kaçar veya sadece durum ciddi olduğunda bilinir.  Fırsatlar da kaçırılır. Sorunlar ve fırsatları tanımanıza yardımcı olası için kullanabileceğiniz belirli teknikler vardır.

Bir sorunu tanıyınca ona kesin olmayan bir tanım etiketi vermeniz gerekir. Bu,  sorunun kesin tanımı veya açıklamasını yazabildiğiniz ilgili bilgiyi araştırmaya odaklanmanızı sağlar.

Tanımlama süreci kapalı-uçlu ve açık-uçlu sorunlar için farklıdır. Kapalı-uçlu sorunlarda, standartlardan sapmaya neden olan tüm koşulları tanımlamanız gerekir. Bazen bu sorunun sebepleri için güçlü ipuçları sağlar.

Açık-uçlu sorunları tanımlama hedeflerinizi ve onlara erişiminizi engelleyebilen herhangi bir engeli belirleme ve tanımlamayı kapsar. Sorunun tanımı, çözümleri bulma için temel sağlar.

2. Olası çözümleri bulma

Açık-uçlu sorunlar çoğunlukla çok fazla yolla çözülebilirken, kapalı-uçlu sorunların,  genel olarak bir ya da sınırlı sayıda olası çözümleri vardır. Açık-uçlu sorunlar için en etkili çözüm geniş bir yelpazedeki olasılıklardan en iyisi seçilerek bulunur. Çözümleri bulma, sorunu tam olarak anlaşıldığından emin olmak için sorunu analiz etmeyi ve sonra hedefe ulaşacak eylemin rotasını belirlemeyi kapsar. 

Sorunu analiz etmek tanımlama ve ilgili bilgiyi toplama ve anlamlı bir şekilde sunmayı gerektirir. Kapalı-uçlu sorunların analizi, bir çözüm araştırmadan önce bütün olası sebepleri tanımlamada ve gerçek sebebi veya engeli doğrulamada yardımcı olur. Açık-uçlu sorunlarda sorunu çözecek olası yolları önermek için yardımcı olacak bilgiyi araştırırsınız. Çözümler için araştırmalarınıza yol gösteren analiz, ideal çözümün ne olacağına karar vermenize de yardımcı olur.

Sorun çözmek için eylemin rotasının çizilmesi, herhangi bir engelin üstesinden hangi eylemlerin geleceğini ve hangi eylemlerin hedefinize ulaştıracağını bulup ortaya çıkarmayı kapsar. Uygulanabilir çözümler fikirlerin birleştirilmesi ve değiştirilmesi ile geliştirilir ve yaratıcı tekniklerin bir yelpazesi bu süreçte yardım almak için elverişlidir. Çalışmak zorunda olduğunuz daha fazla fikir etkin bir çözüm bulma şansınız için daha iyidir.

3. En iyi çözümü seçme

Bu, olası çözümleri değerlendirdiğiniz ve sorun çözümünde en etkili olacak çözümü seçme aşamasıdır. Alternatif çözümlerin olası sonuçlarının karşılaştırılmasını temel alan bir karar verme sürecidir. Aşağıdakileri kapsar:

• Karşılaşılacak kısıtlamalar dâhil, ideal bir çözümün tüm özelliklerini tanımlama   
• Kısıtlamalara uymayan çözümleri ortada kaldırmak  
• Gerekli sonucun karşısında olan diğer çözümleri değerlendirme
• ‘En iyi’ çözüm ile ilgili riskleri değerleme
• Çözümü uygulamak için karar verme

Bir sorun sadece, bir çözüm uygulandığı zaman çözülmüş olur.  Bazı durumlarda, bu meydana gelmeden önce, başka insanlar tarafından çözümün kabul görmesine veya çözümü uygulamak için onların yetkilerine ihtiyacınız olur. Bu çeşitli ikna stratejilerini gerektirir.

4. Çözümü uygulama

Bu üç ayrı aşamayı içerir:

• Planlama ve çözümü uygulamak için hazırlanma
• Uygun eylemi gerçekleştirme ve etkilerini izleme
• Eylemin nihai başarısını gözden geçirmek

Çözümünüzü uygulamak tüm çalışmalarınızın sonucudur ve çok dikkatli planlama gerektirir. Plan hedefe ulaşmak için gerekli eylemler sırasını açıklar,  zaman cetveli, kaynaklar her bir aşamada gereklidir. Riskleri en aza indirme yolları gereklidir ve hataları önlemek, iyi planlama ve plana göre uygulamayı gerektirir.  İşler yanlış giderse yapılması gerekenlerin detayları da plana dâhil edilmelidir.

Plan uygulamaya koyulunca, durum, çalışan işlerin düzgün gittiğinden emin olmak için izlenmelidir. Herhangi bir sorun veya olası sorunlar varsa hızla durulması gerekir.  Bir eylem tamamlanınca, hem bunun gelecekteki sorunların çözümü için yararını öngörmek ve hem de çözülmüş sorundan emin olmak için başarısını ölçmek gereklidir. Eğer başarısızsa, daha ileri bir eylem gerekebilir.

Bu aşamalar bütün sorunlara uygun olarak uyarlanabilen çok esnek bir sistem sağlar.  Örneğin hemen hemen sadece bir veya birkaç çözümü olan kapalı-uçlu sorunlarda vurgulanacak olan olası sebepleri göstermek için sorunu tanımlama ve analiz etme olacaktır.  Diğer taraftan, açık-uçlu sorunlar, olası çözümlerin geniş bir yelpazesini geliştirirken fikir üretme aşamasında daha fazla çalışmayı gerektirir.

Sorun çözmenin herhangi bir aşamasında, geriye gitmeyi ve önceki aşamalardan birinde bitmiş işi uyarlamayı gerektirebilir. Strateji ve tekniklerin çeşitliliği her bir aşamada size yardımcı olmaya uygundur ve bunlar daha sonraki makalelerde açıklanmıştır.

Alıntı :http://www.tuition.com.hk/the-stages-of-problem-solving.htm

Sorun çözme becerileri

Sorun çözme analitik ve yaratıcı olmak üzere iki ayrı tip zihinsel beceri gerektirir.

Analitik veya mantıklı düşünme sıralama, karşılaştırma, karşı fikir üretme, değerlendirme ve ayıklama gibi becerileri kapsar. Bu yetenek sorun çözme için mantıksal bir çerçeve sağlar ve geniş olasılıkları daraltarak (yakınsak bir süreç) elverişli olanlardan en iyi alternatifleri seçmeye yardımcı olur. Analitik düşünme, pek çok olası sebebi tanımlayıp ve gerçek sebebin analiz edilmesi gerekli kapalı-uçlu sorunları çözmede başarılıdır.

Yaratıcı düşünme, çözümler için birçok fikir üretmek için imgelemeyi kullanan ıraksak bir süreçtir. Fikir üretme başlangıçta gerçekdışı veya sorun ile mantıksal bir bağlantısı yok gibi görünebilir ki yaratıcı düşünme açıkça görünüp bilinenin ötesine bakmamızı gerektirir. Açık sorunları çözmede yaratıcı düşüncenin geniş bir unsuru vardır.

Yaratıcı düşünme becerileri birkaç önemli unsura bölünebilir:

• Kıvraklık – çeşitli fikirler üretme
• Esneklik -  geniş bir yelpazede fikirler üretme
• Özgünlük – sıra dışı fikirler üretme 
• Özen/detaylandırma – fikirleri geliştirme

Etkin sorun çözme analitik ve yaratıcı düşüncenin denetimli bir karışımını gerektirir.

Araştırmalar gösteriyor ki, genel anlamda beynin her iki tarafı veya her bir yarıküresi beceri gruplarının birine hizmet vermede uzmanlaşmıştır. Her bir yarı kürenin uzmanlık derecesi kişiden kişiye değişir, ama bu özellik sağ beyin düşünme ve sol beyin düşünme koşullarını sağlamıştır. Sol beyin ile düşünme daha mantıksal ve analitiktir ve ağırlıklı olarak sözeldir. Sağ beyin ile düşünme daha fazla bütünsel ve duygular ve izlenimci ilişkiler ile ilgilidir.

İyi bir sorun çözücü olmak, her zaman kolay olmamasına rağmen, bir grup beceriden diğerine tekrar geri dönüş yapabilmenizi gerektirir. Geleneksel eğitim sol beyni kullanmayı ve geliştirmeyi teşvik etmekten oldukça uzaktır.

Yaratıcılık tartışmalarında sıkça kullanılan bazı terimler:

Sezgi – katı gerçeklerden çok duygular ve izlenimler temelinde sonuç çıkarma yeteneğidir. Bu sağ-beyin düşünmesinin bir karakteristiğidir ve bazı insanlar sezgilere diğerlerinden daha fazla güvenir.

Tasarlama/Kuluçka dönemi – bir sorun üzerinde bilinçli çalışmanın durdurulduğu zaman ile bir çözümün veya bir parçasının farkında olduğumuz zaman arasındaki dönemdir. Bir sorun ile mücadele eden insanlar, zihin diğer şeylerle meşgulken, çoğunlukla aniden bir kuluçka döneminden sonra bir çözümün farkına varırlar.  

Buluş – yeni anlamlı fikir veya kavramların yaratılması

Yenileşim – yeni bir ürün veya hizmetin geliştirilmesi gibi yeni fikirleri veya kavramları uygulamaya koyma.

Alıntı : http://www.tuition.com.hk/the-skills-of-problem-solving.htm

Niçin insanlar etkin bir şekilde sorun çözmede başarısız olur

Sorun çözme karmaşık bir süreçtir ve her birimiz bazı aşamalarda gerekli becerilerde diğerlerine göre daha iyiyiz.

Niçin insanların, etkin çözüm bulmada başarısız olduğunun sebepleri listesi aşağıda verilmiştir

• Sistemli değiller
• Sorun çözme için sorumluluk eksikliği
• Sorunu yanlış anlama
• Sorun çözmede gereken süreçler ve tekniklerle ilgili bilgi eksikliği
• Etkin bir şekilde teknikleri kullanma becerisinin olmaması
• Belirli bir sorunda uygun olmayan bir yöntemin kullanımı
• Yetersiz ve yanlış bilgi
• Analitik ve yaratıcı düşünceyi birleştirme becerisinin olmaması
• Verimli uygulamayı sağlama başarısızlığı

Kısaca

• Bir engel hedefinize ulaşmanızı önlüyorsa bir sorun vardır.
• Etkin çözümü bulduğunuzdan emin olmayı istiyorsanız, sorun çözme sistemli bir şekilde takip etmeniz gereken aşamalara bölünebilir.
• Sorun çözme etkin bir biçimde analitik düşünme ve yaratıcı düşünme becerisinin denetimli bir karışımını gerektirir.

Alıntı : http://www.tuition.com.hk/why-people-fail.htm